你所不知的Google文件五大超级功能

我在加利福尼亚的Google总部呆了将近一天的时间,与一些人谈论了Google基于网络的办公套件——Google文件背后的东西.我询问了我 所会见 的产品专员,他们说他们最喜欢的特性通常都不是那么起眼,很多人甚至完全不知道它们.在此,我选出了五样我认为最值得与大家分享的功能:
1.通过Google和Google Finance(Google财经)实时查看

这 只在电子表格中可用,但这也算得上是一个利用互联网连接的不错的高级功能.使用两个特定的公式,用户就能够让所创建的单元格不断地根据互联网搜索或者是 Google Finace的服务所收集的数据或信息进行更新.这对于像股票代码.体育统计信息或者是你任意你想要关注的自动更新内容,都能够利用它来完成.电子表格的 用户在每个工作表中都能够具备最多250个这样实时更新的单元格.关于此项功能的具体使用可以参见Google网站帮助的”如何在我的电子表格中实现金融市场信息自动更新?“以及”如何使用电子表格回答您对世界上许多问题的疑惑?“.

2.电子表格中的Google搜索

如 果你偶然遇到一个词或者词组是你所陌生的,或者是你想要对它们了解更多的话,你无须离开这个页面就可以进行搜索.只需要将其高亮,接着右键点击后选择”搜 索网络”.所得的结果就会在一个新的浏览器窗口中打开.要注意的是,这在Google文档中是不可用的,只在电子表格中可用.

3.彩色编码的实时注释

微 软Word的发烧友也许对程序弹出的注释系统都深谙其道.Google在文档中的使用方法也是相类似的,用户能够在任意他们想要注释的地方作出评论,也能 够添加彩色的注释.如果作者或者是其他人发现一则注释是有用的,他们就可以通过点击并从上下文菜单中选择选项来将其添加到文档中.协同工作的人们也能够迅 速地更改他们注释的颜色,或者是根据一定的标准来创建他们自定义的色彩方案,例如优先权.

4.修改

就 像维基百科中的条目一样,Google文档和电子表格都提供了能够追踪记录文档或者表格整个生命周期中所作出的修改的功能.你可以下拉的时间轴菜单中在你 和你的协作者所做的修改之间往返跳转.而还有一个更高级一些的功能只在Google文档中可用,那就是能够并排地查看两个版本的相同文档.应用程序会将它 们的不同之处进行高亮,而每次修正都会有它自己的色彩代码.在任何情况下,如果出现了意向不到错误,或者是你发现了一些你不喜欢的东西,你都可以在此将它 去除.

5.它们通过自己的方法,具有很多份拷贝

在 人们使用在线应用程序时,他们中大多数人都会想到,这些文件将会被存储在哪里,如果有一些意想不到的情况发生的话又怎么办呢?通过此服务所创建的任何文档 或者是电子表格,都会不断地同时在很多地方进行备份.Google对所有它们的网络应用程序使用相同的文件系统,名叫GFS(Google文件系统),它 的设计能够当你存储文件的服务器发生状况时,系统就会自动地切换到备份的拷贝.工作小组说,即使有发生这样的情况,用户也都不会注意到.请不要在家里用你 的计算机做此试验,当然,除非这原本就不是你的错.

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